Löneadministration är en kritisk del av varje företags verksamhet. Det gäller inte bara att sända ut löner på utsatt tid, utan också att försäkra sig om att allt är riktigt och i överensstämmelse med nuvarande lagstiftning. Ett svenskt företag som anlitade Beviso Ekonomibyrå AB för just detta ändamål har nyligen upplevt en rad problem som sätter företagets trovärdighet i fråga.
Problematisk semesterperiod och kommunikationsbrist
I juli månad skickade det anlitande företaget in sina löneunderlag till Beviso. I svar fick de en automatiserad notis som meddelade att den ansvariga befann sig på semester. Försök att kontakta en annan medarbetare misslyckades också. I ett akut försök att se till att löner skulle betalas i tid, mejlade företaget alla anställda på Beviso. Till sist betalades lönerna ut, men med fel och utan möjlighet för företaget att granska dem i förväg.
Uppsägning som en “hämndaktion”
I stället för att förbättra sin tjänst utifrån kritiken valde Beviso att avbryta samarbetet. Detta inträffade just den dag då löneunderlagen för kommande månad skulle in, vilket kan tolkas som en form av “hämnd” eftersom företaget tidigare kontaktat andra Beviso-anställda angående bristande service.
Kvalitetsbrist och höga kostnader
Vid en genomgång av tidigare löneutbetalningar visade det sig att det inte var första gången som fel hade begåtts. Flera anställda hade fel antal semesterdagar registrerade, och andra fel hade också smugit sig in. För en tjänst som kostade över 3000 kr i månaden, var detta oacceptabelt. Det framkom att Beviso i princip bara hade kopierat data från en Excel-fil till ett löneprogram, utan någon form av kvalitetskontroll. Med en uppskattad tidsåtgång på en kvart för detta arbete, skulle timkostnaden bli astronomiska 12 000 kr.
Slutsats och rekommendation med varning
Det drabbade företaget har nu bytt till en annan löneadministratör och betalar per timme för bevisad kompetens. De är glada att ha lämnat Beviso bakom sig och varnar andra företag för att anlita dem. Om du är en potentiell kund till Beviso Ekonomibyrå AB, bör du tänka dig för en extra gång. Det finns en risk att du, precis som det drabbade företaget, får betala dyrt för en tjänst som inte lever upp till förväntningarna.
Notis till nuvarande Beviso Ekonomibyrå AB klienter
För dig som redan är en klient hos Beviso, rekommenderas det starkt att du utför en genomgående kontroll av den tjänst du får.Detta inkluderar att se över tidigare löneutbetalningar, semesterdagar och andra viktiga detaljer.Du riskerar att upptäcka felaktigheter eller svagheter som måste åtgärdas, och det kan vara värt att fundera över andra lösningar för lönehantering.